Telegraafi nettisivutuotanto

Aloittaako uusi työntekijä etänä? Muista tiedon jakamisen tärkeys

Etätöitä on monessa työyhteisössä takana jo reilu vuosi. Useassa työyhteisössä on työntekijöitä, jotka ovat aloittaneet työnsä täysin etänä eri viestintäteknologioita hyödyntäen. Onkin tärkeää kiinnittää huomiota myös siihen, miten työtehtäviin perehdyttämisen lisäksi edistetään uuden työntekijän tutustumista uusiin työkavereihin.  

Työpaikan vuorovaikutussuhteet ovat usein vahvasti tehtäväorientoituneita ja niiden laadun kriteerinä pidetään työstä suoriutumista. Vaikka ammatillinen vuorovaikutussuhde riittää, edistää myös suhdekeskeinen vuorovaikutus tavoitteiden saavuttamista ja on tärkeä osa työhyvinvointia sekä työyhteisön vuorovaikutusta.
 

Suhdekeskeinen vuorovaikutus keskittyy aiheisiin, jotka eivät suoraan liity työntekoon. Siihen, mitä työpaikan vuorovaikutussuhteilta odotetaan, toivotaan tai hyväksytään, vaikuttaa esimerkiksi työpaikan kulttuuri, arvot, normit tai organisaation koko ja rakenne. 

Vuorovaikutuksen mahdollistamiseen kannattaa panostaa 

Jokainen työyhteisö on omanlaisensa verkosto, jota vuorovaikutuksessa rakennetaan ja ylläpidetään. Vuorovaikutuksen näkökulmasta on keskeistä saada uusi työntekijä tuntemaan, että hän on osa työyhteisöä. Sitä voi tukea esimerkiksi kertomalla uudelle työntekijälle mahdollisimman paljon uudesta työpaikasta, antamalla palautetta ja tarjoamalla tukea.  


Uuden työntekijän aloittaminen on vastavuoroinen vuorovaikutusprosessi, johon sekä uusi työntekijä että vanhat työntekijät osallistuvat. Vuorovaikutuksen avulla uusi työntekijä etsii paikkaansa työyhteisössä ja pyrkii hallitsemaan kokemaansa epävarmuutta, jota uusi työpaikka tapoineen ja ihmisineen voi synnyttää.  

Etänä aloittaessa tietoa esimerkiksi työyhteisön jäsenten rooleista, heidän työtehtävistään, työpaikan kulttuurista ja normeista, tavoista tehdä töitä tai jäsenten vuorovaikutussuhteista ei pysty samalla tavalla havainnoimaan kuin mitä fyysisesti yhdessä työskennellessä pystyisi. Tiedon jakamiseen kannattaa siis ehdottomasti panostaa ja havainnoinnin mahdollisuuden vähennyttyä, nousee vuorovaikutuksen merkitys entistä tärkeämmäksi. 

Vinkkejä etätyön aloituksen ja työyhteisöön liittymisen tueksi

  1. Älä keskity pelkästään tehtäväkeskeiseen viestintään, myös suhdekeskeinen viestintä on tärkeää.  Kerro myös työpaikan ulkopuolisista mielenkiinnon kohteistasi. Muista kuitenkin omat rajasi sen suhteen, mitä haluat työpaikalla kertoa.


  2. Varaa aikaa uuden työntekijän kanssa käytävään vuorovaikutukseen. Etänä työskennellessä vuorovaikutuksen mahdollistamiseen täytyy nähdä enemmän vaivaa. Usein keskustelut vaativat ajan varaamisen kalenterista.


  3. Enemmän on enemmän. Kerro, jaa ja näytä uudelle työntekijälle mahdollisimman paljon. Uudelle työntekijälle kaikki tieto on uutta ja arvokasta, ja tieto siitä, mitä kenenkin työnkuvaan kuuluu on tärkeää. Tällöin hän oppii, keneltä kannattaa kysyä apua mihinkin työtehtävään liittyen.


  4. Uusi työntekijä, ole aktiivinen ja kysy. Etänä työskennellessä monet työpaikalla fyysisesti yhdessä työskennellessä ilmenevät tiedonmuruset jäävät pois, eikä työkavereiden havainnointi onnistu samalla tavalla.


  5. Hyödynnä viestintäteknologioita viisaasti. Ne edesauttavat vuorovaikutusta vain silloin, kun ne ovat aktiivisessa käytössä. Työyhteisön jäsenten täytyy myös jakaa yhteinen ymmärrys siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin viestintäkanavaa käytetään. Uuden työntekijän taidot hyödyntää käytössä olevia viestintäteknologioita voivat olla heikommat, joten esittele viestintäkanavat ja toiminnot tarvittaessa perusteellisesti.


  6. Anna uudelle työntekijälle palautetta ja tukea. Tuen ja palautteen antaminen vahvistaa uuden työntekijän työyhteisöön sopeutumista. Tämä onnistuu helposti myös etänä. Kannusta uutta työntekijää kertomaan, mikäli hän kaipaa tukea, ja muista myös vastata tuen tarpeeseen.


  7. Panostakaa työyhteisönä varsinkin alkuvaiheeseen. Työssä aloittaminen vaikuttaa merkittävästi työntekijän myöhempiin kokemuksiin työpaikasta. Muista kuitenkin, että työyhteisöön sopeutuminen jatkuu ensimmäisten viikkojen jälkeenkin.


  8. Koko työyhteisö osallistuu perehdyttämiseen. Uuden työntekijän aloittaminen on aina oma, ainutlaatuinen prosessi, joka vaikuttaa koko työyhteisöön. Työyhteisöllä on tärkeä rooli uuden työntekijän sopeutumisen kannalta, eikä vastuuta perehdytyksestä voi jättää vain esimerkiksi johtajan tai yhden työntekijän harteille.


  9. Pohtikaa yhdessä, miten voitte työyhteisönä tukea uuden työntekijän aloittamista jo ennen hänen saapumistaan. Tunnistakaa mahdollisia haasteita ja miettikää, miten niitä voisi välttää.


  10. Uuden työntekijän perehdytys ottaa aikansa. Muista, että tutustuminen organisaatioon ja yhteisöön jatkuu myös ensimmäisten viikkojen jälkeen. Se, että uusi työntekijä löytää yhteisöstä oman paikkansa niin etänä kuin fyysisesti samassa työtilassa ei tapahdu hetkessä. Etänä työskennellessä tämä saattaa viedä jopa enemmän aikaa. 

”Suhdekeskeinen vuorovaikutus keskittyy aiheisiin, jotka eivät suoraan liity työntekoon. Siihen, mitä työpaikan vuorovaikutussuhteilta odotetaan, toivotaan tai hyväksytään, vaikuttaa esimerkiksi työpaikan kulttuuri, arvot, normit tai organisaation koko ja rakenne.”

Fanni Alavuotunki

Nuorempi viestintäkonsultti
puh. 040 045 8271
fanni.alavuotunki@telegraafi.fi

Tilaa uutiskirje